Muchas veces me he encontrado con personas o empresarios con muy buenas intenciones por desarrollar proyectos exitosos en el menor tiempo posible y con los mejores resultados. Sin embargo, en más de 75% de los casos en los que he sido testigo, se presentan retrasos importantes, desviaciones en los alcances, poca colaboración o falta de compromiso. Hacer un plan de trabajo resulta fundamental para estructurar las actividades, ya que nos permite establecer la forma en cómo debe realizarse el proyecto. Darle seguimiento con una herramienta de colaboración resulta fundamental para llevar a cabo su ejecución de manera ordenada y sistemática.
Actualmente, es relativamente sencillo apoyar este plan de trabajo con alguna herramienta de colaboración que facilite la administración, la colaboración y la productividad. La dispersión geográfica de los equipos de trabajo y la movilidad que presentan sus integrantes, hace que la implementación de estas herramientas, se vuelva un factor crítico de éxito.
A continuación enlisto las 10 mejores herramientas para ejecutar y gestionar planes de trabajo:
- BASECAMP: Es una herramienta de gestión de proyectos muy completa que incluye gestión de actividades, seguimiento y reporte de de tiempos, gestión documental, RSS, foros de comunicación, diseño de templates, calendarios, notificaciones, entre otras cosas
- COMINDWORK: Tiene algunas características de colaboración interesantes como administración de miembros, wikis, gestión documental, casos, control de problemas, reportes, blogs, entre otras cosas. Cuentan con planes gratuitos y con costo
- CENTRALDESKTOP: Permite control de proyectos con diferentes layuots, y mecanismos de colaboración y comunicación como blogs, wikis, foros, chat, y además con herramientas interesantes de notificaciones, reportes de productividad, control de cambios de proyectos entre otras cosas.
- TEAMBOX: Se pueden gestionar proyectos de manera similar a Basecamp o ProjectPier y cuenta con una versión gratuita para llevar hasta 3 proyectos de manera gratuita con 50 MB de almacenamiento. Se puede usar en idioma en español
- WRIKE: Es una herramienta flexible al estilo diagramas de Gantt, seguimiento de tiempos, revisión de historia, funciones de importación y exportación de Excel o MS Project, RSS, diversos templates entre otras cosas
- DOTPROJECT: Gestión de proyectos en línea con generación de proyectos y la capacidad de dividirlo en subproyectos y en manejo de múltiples clientes, gestión de recursos humanos y económicos, colaboración en línea, reportes de avances
- HUDDLE: También combina herramientas de colaboración a través de principios de medios sociales, además de características interesantes de control de proyectos y gestión documental
- 5PM: Cuenta también con propiedades de administración y colaboración como gráficas Gantt, árboles de priorización de tareas, notificaciones, gestión documental, reportes y seguimiento de tiempos, iCal, avisos y recordatorios, RSS y herramientas como importación de data de Basecamp, encriptación de datos SSL, importación de contactos, entre otras
- NOZBE: Es un administrador de tareas ágil con varias aplicaciones para acceso telefónico e integración con twitter, iPhone, iGoogle, Jott, Apple Dashboard, NetVibes y Jabber. Cuentan con un plan gratuito que incluye la administración de 5 proyectos y 1 MB de espacio y maneja varios idiomas incluyendo español
- PROJECTPIER: Es una alternativa a Basecamp en modalidad de software libre.
Otras herramientas (con planes gratuitos): Zoho Projects, Sosius, Joint Contact, AceProject, Project Desk, Projectplace
Elegir la plataforma adecuada para ejecutar planes de trabajo dependerá de varias condiciones entre las que se encuentran el tipo de proyectos, estructura y cultura organizacional, necesidades de colaboración, volumen y complejidad de los proyectos a desarrollar, procesos de negocio y los objetivos perseguidos. Todas las herramientas pueden tener fortalezas y debilidades, por lo que es importante tomar un tiempo para su evaluación y determinar cuál es la mejor para nosotros.
Es vital entonces evaluar las necesidades que tenemos en la administración de nuestros proyectos buscando siempre el soporte tecnológico y las ventajas que este nos puede brindar. Me despido entonces esperando que esta información sea de utilidad para ustedes y con mucho gusto quedo a sus órdenes para cualquier comentario o necesidad.
Les dejo recomiendo checar los tutoriales de Basecamp en Youtube.
Gracias! Hasta la próxima,
@_HectorLopez